Praktijkvoorbeelden | Bloeiwerkplaats

HR Project — snelgroeiende tech scale-up, circa 50 medewerkers

Implementatie HRM-systeem

De vraag

Medewerkersgegevens, verzuim en verlof werden nog handmatig in Excel bijgehouden. Medewerkers hadden geen inzicht in hun eigen gegevens, de HR-medewerker verloor veel tijd aan handmatige verwerking en documentopmaak, en de complexe verlofadministratie was foutgevoelig. Daarnaast speelden er privacy-risico's en liep de samenwerking met de bestaande externe salarisadministrateur stroef en vroeg ook dat veel tijd van de HR-medewerker en finance medewerker. Ik adviseerde hen een HRM-systeem te implementeren, wat al deze problemen in één keer zo oplossen. De organisatie ging mee in dat idee.

De aanpak op hoofdlijnen

Gesprekken met directeur, HR en finance om gezamenlijk helder te krijgen wat de belangrijkste wensen waren en aan welke eisen een nieuw systeem zou moeten voldoen — het vertrekpunt was steeds: wat hebben medewerkers en de organisatie hier aan en hoe kunnen we processen zo makkelijk mogelijk maken?

Marktonderzoek naar geschikte providers; de selectie, inclusief kostenplaatje en voor- en nadelen, is voorgelegd aan directie en stakeholders, die gezamenlijk een top drie kozen om verder mee in gesprek te gaan.

Na een reeks demo's is gekozen voor een provider die ook de volledige salarisadministratie kon overnemen, waarmee in één keer ook die aanhoudende frustratie werd opgelost.

De volledige implementatie is door Bloeiwerkplaats verzorgd: het systeem is helemaal op de organisatie ingericht, workflows zijn gebouwd, alle data en documenten zijn overgezet, templates zijn gemaakt, de HR-medewerker is getraind om met het systeem te werken en de medewerkers zijn meegenomen in de hele verandering en de werking van hun nieuwe portaal.

Het resultaat

Eén centraal systeem waarin alle medewerkersgegevens correct zijn vastgelegd (inclusief verjaringstermijnen), waarin contracten automatisch gegenereerd worden en nieuwe medewerkers zelf hun gegevens aanleveren. Medewerkers kunnen via een eigen portaal zelf hun gegevens inzien, wijzigen en verlof aanvragen. Dit geeft helderheid, transparantie en meer autonomie. Leidinggevenden hebben inzicht in hun team, er gaat geen gevoelige informatie meer rond via de mail en werken met dit nieuwe systeem leverde een tijdsbesparing van zeker 8 uur per week op voor de HR-medewerker, die zich sindsdien op meer strategisch werk kan richten. Ook de samenwerking met het salariskantoor verloopt sindsdien soepel. Heldere dashboards en rapportages maken zaken als personeelskosten, verzuim en verloop in één oogopslag inzichtelijk.

HR Project — snelgroeiende tech scale-up, circa 50 medewerkers

Implementatie HRM-systeem

De vraag

Medewerkersgegevens, verzuim en verlof werden nog handmatig in Excel bijgehouden. Medewerkers hadden geen inzicht in hun eigen gegevens, de HR-medewerker verloor veel tijd aan handmatige verwerking en documentopmaak, en de complexe verlofadministratie was foutgevoelig. Daarnaast speelden er privacy-risico's en liep de samenwerking met de bestaande externe salarisadministrateur stroef en vroeg ook dat veel tijd van de HR-medewerker en finance medewerker. Ik adviseerde hen een HRM-systeem te implementeren, wat al deze problemen in één keer zo oplossen. De organisatie ging mee in dat idee.

De aanpak op hoofdlijnen

Gesprekken met directeur, HR en finance om gezamenlijk helder te krijgen wat de belangrijkste wensen waren en aan welke eisen een nieuw systeem zou moeten voldoen — het vertrekpunt was steeds: wat hebben medewerkers en de organisatie hier aan en hoe kunnen we processen zo makkelijk mogelijk maken?

Marktonderzoek naar geschikte providers; de selectie, inclusief kostenplaatje en voor- en nadelen, is voorgelegd aan directie en stakeholders, die gezamenlijk een top drie kozen om verder mee in gesprek te gaan.

Na een reeks demo's is gekozen voor een provider die ook de volledige salarisadministratie kon overnemen, waarmee in één keer ook die aanhoudende frustratie werd opgelost.

De volledige implementatie is door Bloeiwerkplaats verzorgd: het systeem is helemaal op de organisatie ingericht, workflows zijn gebouwd, alle data en documenten zijn overgezet, templates zijn gemaakt, de HR-medewerker is getraind om met het systeem te werken en de medewerkers zijn meegenomen in de hele verandering en de werking van hun nieuwe portaal.

Het resultaat

Eén centraal systeem waarin alle medewerkersgegevens correct zijn vastgelegd (inclusief verjaringstermijnen), waarin contracten automatisch gegenereerd worden en nieuwe medewerkers zelf hun gegevens aanleveren. Medewerkers kunnen via een eigen portaal zelf hun gegevens inzien, wijzigen en verlof aanvragen. Dit geeft helderheid, transparantie en meer autonomie. Leidinggevenden hebben inzicht in hun team, er gaat geen gevoelige informatie meer rond via de mail en werken met dit nieuwe systeem leverde een tijdsbesparing van zeker 8 uur per week op voor de HR-medewerker, die zich sindsdien op meer strategisch werk kan richten. Ook de samenwerking met het salariskantoor verloopt sindsdien soepel. Heldere dashboards en rapportages maken zaken als personeelskosten, verzuim en verloop in één oogopslag inzichtelijk.

HR Project — huisartsenzorg, circa 100 medewerkers

Onboarding programma

De vraag

Voor de onboarding van nieuwe medewerkers was nog niets centraal geregeld. Dit lag volledig bij de afdeling waar de nieuwe collega zou starten. Door de vrij hoge werkdruk binnen de teams en het gebrek aan richtlijnen of coördinatie ontvingen de nieuwe collega’s een matige introductie in deze relatief complexe sector. Ze voelden zich vaak aan hun lot overgelaten, misten belangrijke informatie en het duurde daardoor lang voordat ze zich echt verbonden voelden en effectief konden meedraaien. Ook stroomden medewerkers vaak snel weer uit.

De aanpak op hoofdlijnen

Gestart met interviews met recent aangenomen medewerkers: wat ging goed, wat werd gemist, wat had geholpen, wat moest in het ontwerp terugkomen? Zij zijn daarmee vanaf het begin mede-eigenaar geworden van de oplossing.

Een bestaand platform van de organisatie benut om het programma deels te digitaliseren en te automatiseren.

Samen met de communicatieafdeling video's gemaakt met directie en collega's van verschillende afdelingen, zodat een nieuwe collega al vóór de start kennismaakte met de missie, visie en de mensen achter de organisatie.

Programma opgebouwd rond praktische informatie, een buddysysteem, organisatiecontext, systemen en regelingen, aangevuld met opdrachten om met collega's kennis te maken.

Geautomatiseerde acties ingebouwd voor leidinggevende, HR en buddy (welkomskaartje voor de eerste dag, welkomscadeau, check-ins) en periodieke vragenlijsten waarmee de medewerker zelf kon aangeven hoe het ging en wat hij of zij nodig had, zodat hier direct op geanticipeerd kon worden.

Volledig gefaseerd programma van 90 dagen, dat vervolgens is voorgelegd aan de eerder geïnterviewde medewerkers en een aantal collega's als laatste test, zodat het echt is getoetst voordat het live ging.

Het resultaat

De reacties van zowel de testgroep als latere nieuwe medewerkers waren ontzettend positief en het programma is met volle tevredenheid in gebruik genomen. Nieuwe medewerkers voelen zich al voor hun eerste werkdag warm verwelkomd, meer verbonden met de collega’s en beter meegenomen in alle facetten van werken binnen deze organisatie. Als er iets niet lekker loopt, wordt daar eerder op geacteerd dankzij de vaste check-in momenten en vragen uit de onboarding.

HR Project — huisartsenzorg, circa 100 medewerkers

Onboarding programma

De vraag

Voor de onboarding van nieuwe medewerkers was nog niets centraal geregeld. Dit lag volledig bij de afdeling waar de nieuwe collega zou starten. Door de vrij hoge werkdruk binnen de teams en het gebrek aan richtlijnen of coördinatie ontvingen de nieuwe collega’s een matige introductie in deze relatief complexe sector. Ze voelden zich vaak aan hun lot overgelaten, misten belangrijke informatie en het duurde daardoor lang voordat ze zich echt verbonden voelden en effectief konden meedraaien. Ook stroomden medewerkers vaak snel weer uit.

De aanpak op hoofdlijnen

Gestart met interviews met recent aangenomen medewerkers: wat ging goed, wat werd gemist, wat had geholpen, wat moest in het ontwerp terugkomen? Zij zijn daarmee vanaf het begin mede-eigenaar geworden van de oplossing.

Een bestaand platform van de organisatie benut om het programma deels te digitaliseren en te automatiseren.

Samen met de communicatieafdeling video's gemaakt met directie en collega's van verschillende afdelingen, zodat een nieuwe collega al vóór de start kennismaakte met de missie, visie en de mensen achter de organisatie.

Programma opgebouwd rond praktische informatie, een buddysysteem, organisatiecontext, systemen en regelingen, aangevuld met opdrachten om met collega's kennis te maken.

Geautomatiseerde acties ingebouwd voor leidinggevende, HR en buddy (welkomskaartje voor de eerste dag, welkomscadeau, check-ins) en periodieke vragenlijsten waarmee de medewerker zelf kon aangeven hoe het ging en wat hij of zij nodig had, zodat hier direct op geanticipeerd kon worden.

Volledig gefaseerd programma van 90 dagen, dat vervolgens is voorgelegd aan de eerder geïnterviewde medewerkers en een aantal collega's als laatste test, zodat het echt is getoetst voordat het live ging.

Het resultaat

De reacties van zowel de testgroep als latere nieuwe medewerkers waren ontzettend positief en het programma is met volle tevredenheid in gebruik genomen. Nieuwe medewerkers voelen zich al voor hun eerste werkdag warm verwelkomd, meer verbonden met de collega’s en beter meegenomen in alle facetten van werken binnen deze organisatie. Als er iets niet lekker loopt, wordt daar eerder op geacteerd dankzij de vaste check-in momenten en vragen uit de onboarding.

HR Project — non-profit organisatie, meerdere locaties, circa 120 medewerkers

Medewerkers-tevredenheidsonderzoek (MTO)

De vraag

De ondernemingsraad van deze organisatie had verzocht om een anoniem MTO. Dit was in de organisatie zoals deze nu bestond nog niet eerder gebeurd en er was veel aan de hand binnen de organisatie. De directie vond dit op zich een goed idee maar we streefden er wel naar om dit op een manier te organiseren die ook echt tot verbetering zou leiden — niet een onderzoek dat in een la verdwijnt, maar één met breed draagvlak en eigenaarschap in de hele organisatie.

De aanpak op hoofdlijnen

Markt verkend en een voorselectie gemaakt van MTO-aanbieders die pasten bij de vraag en de organisatie.

Een projectgroep opgericht met een afvaardiging van de OR, een teamleider van een groot team en een ander MT-lid, zodat het onderzoek vanaf de start breed gedragen werd.

Gezamenlijk beoordelingscriteria opgesteld en drie aanbieders uitgenodigd voor een pitch; met consensus is één partij gekozen.

Met de afdeling communicatie de communicatie en posters voorbereid om alle medewerkers uit te nodigen en te enthousiasmeren om mee te doen aan het anonieme onderzoek, met uitleg over het doel en waarom de organisatie dit belangrijk vindt.

Na de sluitingsdatum kreeg iedere afdelingsmanager een presentatie van de resultaten van het eigen team; in het MT is afgesproken dat iedere manager vervolgens met zijn of haar team in gesprek zou gaan om de uitkomsten te bespreken én om extra input en verbeterideeën op te halen. Zo was er naast anonieme feedback ook ruimte voor open feedback waarmee er extra duiding gegeven kon worden aan de uitkomsten. Daarnaast ging ieder team aan de slag met de verbeteracties waar ze zélf verantwoordelijkheid voor konden nemen.

Alle input samengebracht met de projectgroep en het MT en breder gedeeld aan de hele organisatie met resultaten en eerste bevindingen; vervolgens vertaald naar concrete acties in de jaarplannen.

Het resultaat

Meer dan 80% van de medewerkers vulde het onderzoek in. De uitkomsten werden een vast agendapunt in team vergaderingen en op de MT-vergadering, zodat de acties niet bleven liggen maar structureel gemonitord werden. De directeurs besteedden er actief aandacht aan in speeches en communicatie, en medewerkers werden ook daarna steeds opnieuw betrokken en van terugkoppeling voorzien — zo werd het MTO een levend onderdeel van de hele organisatie in plaats van een eenmalige meting.

HR Project — non-profit organisatie, meerdere locaties, circa 120 medewerkers

Medewerkers-tevredenheids-onderzoek (MTO)

De vraag

De ondernemingsraad van deze organisatie had verzocht om een anoniem MTO. Dit was in de organisatie zoals deze nu bestond nog niet eerder gebeurd en er was veel aan de hand binnen de organisatie. De directie vond dit op zich een goed idee maar we streefden er wel naar om dit op een manier te organiseren die ook echt tot verbetering zou leiden — niet een onderzoek dat in een la verdwijnt, maar één met breed draagvlak en eigenaarschap in de hele organisatie.

De aanpak op hoofdlijnen

Markt verkend en een voorselectie gemaakt van MTO-aanbieders die pasten bij de vraag en de organisatie.

Een projectgroep opgericht met een afvaardiging van de OR, een teamleider van een groot team en een ander MT-lid, zodat het onderzoek vanaf de start breed gedragen werd.

Gezamenlijk beoordelingscriteria opgesteld en drie aanbieders uitgenodigd voor een pitch; met consensus is één partij gekozen.

Met de afdeling communicatie de communicatie en posters voorbereid om alle medewerkers uit te nodigen en te enthousiasmeren om mee te doen aan het anonieme onderzoek, met uitleg over het doel en waarom de organisatie dit belangrijk vindt.

Na de sluitingsdatum kreeg iedere afdelingsmanager een presentatie van de resultaten van het eigen team; in het MT is afgesproken dat iedere manager vervolgens met zijn of haar team in gesprek zou gaan om de uitkomsten te bespreken én om extra input en verbeterideeën op te halen. Zo was er naast anonieme feedback ook ruimte voor open feedback waarmee er extra duiding gegeven kon worden aan de uitkomsten. Daarnaast ging ieder team aan de slag met de verbeteracties waar ze zélf verantwoordelijkheid voor konden nemen.

Alle input samengebracht met de projectgroep en het MT en breder gedeeld aan de hele organisatie met resultaten en eerste bevindingen; vervolgens vertaald naar concrete acties in de jaarplannen.

Het resultaat

Meer dan 80% van de medewerkers vulde het onderzoek in. De uitkomsten werden een vast agendapunt in team vergaderingen en op de MT-vergadering, zodat de acties niet bleven liggen maar structureel gemonitord werden. De directeurs besteedden er actief aandacht aan in speeches en communicatie, en medewerkers werden ook daarna steeds opnieuw betrokken en van terugkoppeling voorzien — zo werd het MTO een levend onderdeel van de hele organisatie in plaats van een eenmalige meting.

Zo ziet mijn HR-begeleiding er in de praktijk uit

HR Project — snelgroeiende tech scale-up, circa 50 medewerkers

Implementatie HRM-systeem

Marktonderzoek naar geschikte providers; de selectie, inclusief kostenplaatje en voor- en nadelen, is voorgelegd aan directie en stakeholders, die gezamenlijk een top drie kozen om verder mee in gesprek te gaan.

Na een reeks demo's is gekozen voor een provider die ook de volledige salarisadministratie kon overnemen, waarmee in één keer ook die aanhoudende frustratie werd opgelost.

HR Project — snelgroeiende tech scale-up, circa 50 medewerkers

Implementatie HRM-systeem

Marktonderzoek naar geschikte providers; de selectie, inclusief kostenplaatje en voor- en nadelen, is voorgelegd aan directie en stakeholders, die gezamenlijk een top drie kozen om verder mee in gesprek te gaan.

Na een reeks demo's is gekozen voor een provider die ook de volledige salarisadministratie kon overnemen, waarmee in één keer ook die aanhoudende frustratie werd opgelost.

HR Project — huisartsenzorg, circa 100 medewerkers

Onboarding programma

Gestart met interviews met recent aangenomen medewerkers: wat ging goed, wat werd gemist, wat had geholpen, wat moest in het ontwerp terugkomen? Zij zijn daarmee vanaf het begin mede-eigenaar geworden van de oplossing.

Een bestaand platform van de organisatie benut om het programma deels te digitaliseren en te automatiseren.

Samen met de communicatieafdeling video's gemaakt met directie en collega's van verschillende afdelingen, zodat een nieuwe collega al vóór de start kennismaakte met de missie, visie en de mensen achter de organisatie.

Programma opgebouwd rond praktische informatie, een buddysysteem, organisatiecontext, systemen en regelingen, aangevuld met opdrachten om met collega's kennis te maken.

Geautomatiseerde acties ingebouwd voor leidinggevende, HR en buddy (welkomskaartje voor de eerste dag, welkomscadeau, check-ins) en periodieke vragenlijsten waarmee de medewerker zelf kon aangeven hoe het ging en wat hij of zij nodig had, zodat hier direct op geanticipeerd kon worden.

Volledig gefaseerd programma van 90 dagen, dat vervolgens is voorgelegd aan de eerder geïnterviewde medewerkers en een aantal collega's als laatste test, zodat het echt is getoetst voordat het live ging.

HR Project — huisartsenzorg, circa 100 medewerkers

Onboarding programma

Gestart met interviews met recent aangenomen medewerkers: wat ging goed, wat werd gemist, wat had geholpen, wat moest in het ontwerp terugkomen? Zij zijn daarmee vanaf het begin mede-eigenaar geworden van de oplossing.

Een bestaand platform van de organisatie benut om het programma deels te digitaliseren en te automatiseren.

Samen met de communicatieafdeling video's gemaakt met directie en collega's van verschillende afdelingen, zodat een nieuwe collega al vóór de start kennismaakte met de missie, visie en de mensen achter de organisatie.

Programma opgebouwd rond praktische informatie, een buddysysteem, organisatiecontext, systemen en regelingen, aangevuld met opdrachten om met collega's kennis te maken.

Geautomatiseerde acties ingebouwd voor leidinggevende, HR en buddy (welkomskaartje voor de eerste dag, welkomscadeau, check-ins) en periodieke vragenlijsten waarmee de medewerker zelf kon aangeven hoe het ging en wat hij of zij nodig had, zodat hier direct op geanticipeerd kon worden.

Volledig gefaseerd programma van 90 dagen, dat vervolgens is voorgelegd aan de eerder geïnterviewde medewerkers en een aantal collega's als laatste test, zodat het echt is getoetst voordat het live ging.

HR Project — non-profit organisatie, meerdere locaties, circa 120 medewerkers

Medewerkers-tevredenheidsonderzoek (MTO)

Markt verkend en een voorselectie gemaakt van MTO-aanbieders die pasten bij de vraag en de organisatie.

Een projectgroep opgericht met een afvaardiging van de OR, een teamleider van een groot team en een ander MT-lid, zodat het onderzoek vanaf de start breed gedragen werd.

Gezamenlijk beoordelingscriteria opgesteld en drie aanbieders uitgenodigd voor een pitch; met consensus is één partij gekozen.

Met de afdeling communicatie de communicatie en posters voorbereid om alle medewerkers uit te nodigen en te enthousiasmeren om mee te doen aan het anonieme onderzoek, met uitleg over het doel en waarom de organisatie dit belangrijk vindt.

Alle input samengebracht met de projectgroep en het MT en breder gedeeld aan de hele organisatie met resultaten en eerste bevindingen; vervolgens vertaald naar concrete acties in de jaarplannen.

HR Project — non-profit organisatie, meerdere locaties, circa 120 medewerkers

Medewerkers-tevredenheids-onderzoek (MTO)

Markt verkend en een voorselectie gemaakt van MTO-aanbieders die pasten bij de vraag en de organisatie.

Een projectgroep opgericht met een afvaardiging van de OR, een teamleider van een groot team en een ander MT-lid, zodat het onderzoek vanaf de start breed gedragen werd.

Gezamenlijk beoordelingscriteria opgesteld en drie aanbieders uitgenodigd voor een pitch; met consensus is één partij gekozen.

Met de afdeling communicatie de communicatie en posters voorbereid om alle medewerkers uit te nodigen en te enthousiasmeren om mee te doen aan het anonieme onderzoek, met uitleg over het doel en waarom de organisatie dit belangrijk vindt.

Alle input samengebracht met de projectgroep en het MT en breder gedeeld aan de hele organisatie met resultaten en eerste bevindingen; vervolgens vertaald naar concrete acties in de jaarplannen.